Principales fonctions :

Ministère du Conseil exécutif : Direction générale de la gouvernance et de l’administration – Direction de la gestion documentaire et des ressources matérielles. Un emploi occasionnel d’une durée d’un an est à pourvoir au 875, Grande Allée Est, à Québec, avec possibilité de télétravail en mode hybride (télétravail/présentiel).

Vos défis :

Sous la responsabilité de la directrice et sous la supervision de la coordonnatrice de division de la gestion documentaire ministérielle, la personne titulaire de ce poste est responsable du traitement et de la gestion des documents ministériels sur supports papier ou électronique. Elle assure le suivi des demandes opérationnelles en lien avec la gestion documentaire auprès des répondantes et répondants des directions et des secrétariats du Ministère et elle contribue au développement et à la mise à jour des outils de gestion documentaire ministériels. Pour ce faire, elle devra :

En ce qui a trait au dossier numérisation :
– Élaborer et soumettre à la coordonnatrice et pour approbation de la directrice la procédure de numérisation à appliquer pour les documents essentiels et pour les projets ponctuels de numérisation;
– Effectuer des tests de conformité, évaluer la performance du logiciel et du numériseur et recommander des correctifs à la coordonnatrice, le cas échéant;
– Analyser, recommander et mettre en pratique les procédures d’optimisation, avec l’accord de la coordonnatrice;
– Assurer le suivi et le traitement des demandes des clients, selon leurs attentes et leurs exigences, et en rendre compte à la coordonnatrice;
– Faire des suivis ponctuels sur l’état d’avancement des travaux à la coordonnatrice.

En ce qui a trait à la gestion documentaire :
– Procéder à l’ouverture, au déclassement, au versement ou à la destruction des dossiers, selon les procédures prescrites et documentées;
– Analyser et décrire les dossiers dans la base de données ministérielle, selon les directives de traitement émises;
– Appliquer les outils de gestion des documents lors du traitement des dossiers;
– Réaliser des contrôles qualité et collaborer à la normalisation des règles de traitement.

Échelle de traitement : De 41 055 $ à 57 638$* annuellement, selon l’expérience.

Qualités et compétences recherchées :

Exigences de l’emploi :

– Détenir un diplôme d’études collégiales techniques de la documentation, de ou de la documentation, gestion de l’information, de ou de la documentation, gestion de l’information et des archives.
La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. La personne qui détient un diplôme d’études collégiales (DEC) non pertinent combiné à une année d’études postsecondaires pertinente peut également être admise.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

– Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente.
Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

– Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Si vous vous démarquez par :
– votre sens des responsabilités, votre autonomie et votre rigueur;
– votre souci du détail;
– vos aptitudes à communiquer avec tact et votre diplomatie;
– votre grand sens de l’organisation du travail et votre capacité de travailler en équipe;
– votre sens développé du service à la clientèle et capacité à agir avec discrétion;
Le MCE a une place pour vous!

Informations complémentaires :

Date limite pour postuler: 1er juin 2023

L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne:
https://recrutement.carrieres.gouv.qc.ca/?offerid=210073