Principales fonctions :

Sous l’autorité immédiate du directeur ou de la directrice adjointe de la direction des soins critiques (DSC), la personne titulaire de ce poste assume la responsabilité de l’ensemble des tâches associées au soutien administratif et de secrétariat. Plus spécifiquement, elle planifie, organise, coordonne et contrôle les activités relatives au soutien clérical et administratif.

Elle est la collaboratrice du directeur ou de la directrice adjointe et le soutient dans la gestion de tous les éléments stratégiques et assure un suivi autonome et rigoureux des différents mandats et dossiers auprès des autres membres de la DSC, des autres directions et des partenaires externes. Elle procède à la documentation, l’analyse et la transmission de données et accomplit une gamme variée de travaux de secrétariat à l’aide de la technologie informatique. Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci.

Responsabilités spécifiques :
– Assiste le directeur ou la directrice adjointe dans l’exercice de ses fonctions, notamment en coordonnant divers mécanismes de communications avec les instances internes et autres partenaires externes;
– Répond selon sa compétence, aux diverses demandes adressées par téléphone, courriel ou autres;
– Assume la planification et l’organisation d’agenda du directeur ou de la directrice adjointe, tel que gestion des appels, du courrier, des courriels et de l’agenda, préparation de documents pré-rencontre, préparation et envoi de lettres et courriers, transcription de compte-rendu et d’ordres du jour de comités.
– Signale les éléments de courrier, courriel, ou appels à caractère important et/ou urgent.
– Planifie les rencontres de divers comités, assure la logistique de diverses réunions : valide disponibilité des participants et convoque ceux-ci à différentes réunions, réserve les salles, l’équipement, prépare les dossiers nécessaires et/ou documents audiovisuels ;
– Gère l’ensemble des documents, information et différents partages, selon le plan de classification défini. Assure l’épuration périodique des dossiers;
– Transcris, rédige, corrige et effectue la mise en page de divers documents à l’aide d’outils informatiques variés;
– Gère les accès informatiques et assure le suivi des comptes de dépenses en s’assurant d’avoir les documents requis;
– Collabore à la rédaction et à la mise à jour des procédures de travail entourant ses fonctions;
– Assure le suivi du calendrier des vacances annuelles et sa transcription dans Logibec en collaboration avec le supérieur immédiat;
– Représente une référence pour les autres collaboratrices de la direction pour l’ensemble des tâches administratives et logistiques;
– Participe et coordonne divers mandats et dossiers qui lui sont délégués dans le cadre du soutien de la direction;
– Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de sa supérieure immédiate.

Qualités et compétences recherchées :

DEC ou AEC en secrétariat ou en bureautique

OU

DEC ou AEC ou formation universitaire et un (1) an d’expérience récente et pertinente à la fonction et réussite obligatoire des examens suivants : Français avancé, Word intermédiaire

Qualités personnelles et professionnelles :
– Esprit d’équipe et de collaboration;
– Sens de l’organisation et de la planification;
– Autonomie, initiative;
– Leadership;
– Capacité à gérer son stress.

Informations complémentaires :

Les avantages :
– 13 congés fériés par année;
– 4 semaines de vacances après 1 an de service;
– Banque de 9,6 jours de maladie;
– Programme d’assurance collective;
Remarques :
Faire partie du personnel du CHU de Québec-Université Laval (CHU), c’est?
o Profiter d’une vaste gamme de rabais et de privilèges auprès de nos partenaires, dont une collaboration avec certains services de garde à proximité de nos établissements;
o Bénéficier de tarifs réduits pour le transport en commun pour votre famille et vous;
o Avoir accès à des programmes d’activités physiques pensés en fonction des besoins exprimés par nos équipes;
o L’opportunité, selon la nature de votre poste, de profiter des avantages du télétravail ou de l’aménagement de temps de travail en vertu d’une politique au goût du jour en la matière;