Un déménagement de bureau est un événement majeur pour une entreprise. Que ce soit pour agrandir l’espace, s’installer dans un endroit plus stratégique ou moderniser ses installations, ce processus peut générer une certaine inquiétude, tant pour les employés que pour les clients. Dans ce contexte, la rétention des employés et des clients devient un enjeu essentiel.

Option-travail étant actuellement en pleine période de déménagement, nous avons décidé de partager avec vous quelques stratégies à adopter pour en minimiser l’impact et garantir la satisfaction et la fidélité de vos employés et de votre clientèle.

1. Impliquez vos employés dès le début du processus

L’un des éléments clés pour réussir un déménagement de bureau est de bien communiquer avec vos employés. Il est important de les informer des raisons de ce changement, des avantages à long terme et de l’impact positif sur leur environnement de travail.

Impliquez-les dans les étapes du déménagement :

• Recueillez leurs avis sur la disposition du nouvel espace, les équipements nécessaires ou encore les éléments qui pourraient améliorer leur quotidien au travail.
• Annoncez les dates du déménagement, les étapes à venir et les mesures mises en place pour réduire les interruptions de services.
• Demeurez disponible pour eux. Certaines personnes peuvent éprouver des difficultés à s’adapter à un nouvel environnement. Prévoir des sessions de questions-réponses ou des rencontres informelles peut apaiser les inquiétudes.

2. Minimisez les perturbations pendant le déménagement

Les déménagements, s’ils ne sont pas gérés correctement, peuvent entraîner des perturbations dans la productivité de l’entreprise. Cela peut affecter la qualité des services fournis aux clients et nuire à la rétention.

Garantissez une transition fluide :

• Prévoyez des étapes claires et définies afin de garantir un déménagement organisé et efficace.
• Planifiez le déménagement en plusieurs phases afin de ne pas tout chambouler en même temps.
• Assurez-vous que vos employés disposent de tout ce dont ils ont besoin pour travailler sans interruption, même pendant le déménagement.

3. Anticipez et considérez les préoccupations des clients

Un déménagement peut aussi perturber les relations avec vos clients. Il est donc crucial de leur démontrer que leur satisfaction demeure une priorité.

Prenez des mesures proactives pour leur montrer que leur satisfaction reste une priorité :

• Prévenez vos clients du déménagement à travers différents canaux de communication avant le jour J. Expliquez-leur les raisons de ce changement et assurez-les que la qualité des services ne sera pas affectée.
• Rappelez à vos clients les coordonnées pour vous contacter pendant la transition, ainsi que les horaires d’ouverture.
• Informez-les à l’avance des risques possibles de perturbation afin d’éviter les mauvaises surprises.

4. Créez un environnement de travail attractif dans les nouveaux locaux

Un déménagement peut aussi être une excellente occasion de réinventer l’environnement de travail et de renforcer l’engagement des employés.

Offrez-leur un espace adapté, moderne et stimulant :

• Optez pour des espaces collaboratifs et flexibles qui favorisent l’appartenance et la créativité.
• Mettez l’accent sur le confort et le bien-être des employés (espaces de détente, zones de travail ergonomiques, lumière naturelle, etc.).
• Organisez des événements d’intégration dans les nouveaux bureaux pour que tout le monde se sente à l’aise et valorisé dans ce nouvel espace.

5. Valorisez la fidélité des employés et des clients après le déménagement

Une fois le déménagement terminé, il est important de maintenir l’engagement de vos employés et de vos clients.

Renforcez vos relations :

• Organisez des événements de bienvenue ou des activités de groupe pour renforcer les liens et célébrer le nouveau départ. Valorisez les efforts déployés par vos équipes pendant cette période de transition.
• Faites-leur savoir que vous avez à cœur leur satisfaction en leur offrant, par exemple, des réductions, des offres spéciales ou une attention particulière pour marquer ce nouveau chapitre.

Conclusion

Un déménagement peut être une étape délicate pour toute entreprise, mais il offre aussi des opportunités de favoriser la rétention de vos employés et de vos clients. En adoptant une stratégie de communication claire, en minimisant les perturbations et en créant un environnement de travail attrayant, vous pourrez réussir cette transition avec succès. La clé réside dans l’écoute et l’attention que vous portez aux besoins de vos équipes et de vos clients, avant, pendant et après le déménagement.

De notre côté, les membres de l’équipe de gestion ont vraiment pris les choses en main pour que le déménagement se passe le mieux possible! Elles ont tout organisé pour que la transition soit fluide, en s’assurant qu’on minimise les perturbations et qu’on garde la communication ouverte avec tout le monde. Grâce à leur travail, on a pu maintenir un service continu et assurer la satisfaction de tout le monde, employés comme clients, pendant cette période.

Vivement l’intégration de nos nouveaux locaux le 28 avril!

Valérie Gauthier, conseillère aux entreprises et au développement des affaires